IRS-Formular W-4 für 2023 und 2024 als PDF

Das Formular W-4, auch bekannt als Quellensteuerbescheinigung für Arbeitnehmer ("Employee's Withholding Certificate"), zeigt dem Arbeitgeber, wie viel Steuern er vom Gehalt einbehalten muss. Bei bei anderen IRS-Formularen gilt: Für das korrekte Ausfüllen braucht es viel Aufmerksamkeit und etwas Hintergrundwissen. Hier erläutern wir Ihnen, wo Sie das Formular W-4 als PDF herunterladen können, wie es sich ausfüllen lässt und welche häufigen Fehler Sie vermeiden können.


Warum brauche ich das IRS-Formular W-4?

Das IRS-Formular W-4 muss jedes Mal ausgefüllt werden, wenn sich der Betrag der von Ihrem Gehalt einbehaltenen Steuern ändert. Mit diesem Formular kann Ihr Arbeitgeber den korrekten Betrag der von Ihrem Lohn einzubehaltenden Bundessteuer berechnen. Wenn Sie beispielsweise neu eingestellt werden, sich Ihre familiäre Situation ändert oder Sie einen Kredit mit steuerlich absetzbaren Zinsen aufnehmen, ändert sich die Berechnung. Anhand der Angaben, die Sie in diesem Formular machen, berechnet Ihr Arbeitgeber den Betrag, den Sie letztendlich ausgezahlt bekommen.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie das Formular W-4 mehrfach einreichen müssen, wenn Sie den Arbeitsplatz wechseln oder Anpassungen an den Steuerabzügen vornehmen. Es ist also besser, es einmal vollständig auszufüllen und für die spätere Wiederverwendung aufzubewahren. Sie können dieses Formular auf jedem iPhone, iPad oder Mac bearbeiten, und zwar mit dem umfangreichen Produktivitätstool PDF Expert, der besten PDF-App zum Ausfüllen von Steuerformularen.


Das Formular W-4 herunterladen

Wenn Sie von einem Kunden oder Klienten gebeten werden, das Formular W-4 auszufüllen, wird Ihnen wahrscheinlich eine Kopie des Formulars zur Verfügung gestellt. Falls nicht, können Sie das Formular jederzeit herunterladen. Es gibt zwar mehrere Websites, die eine Kopie des Formulars bereitstellen, wir empfehlen jedoch, das W-4-Formular direkt von der IRS-Website herunterzuladen. So verfügen Sie immer über eine korrekte und aktuelle Version des Formulars.


Das Formular W-4 auf dem Mac ausfüllen

Folgen Sie diesen 6 einfachen Schritten, um das Formular W-4 (2022) auf dem Mac auszufüllen:

  1. Laden Sie PDF Expert kostenlos herunter und öffnen Sie es.
  2. Laden Sie die aktuelle Version des Formulars W-4 (2022) hier herunter und öffnen Sie sie in PDF Expert.
  3. Geben Sie im ersten Schritt Ihre persönlichen Daten, also Name, Adresse etc., ein.
  4. Füllen Sie gegebenenfalls die Angaben in Schritt 2 bis 4 aus, z.B. wenn Sie mehrere Jobs haben, Ihr Ehepartner berufstätig ist, wenn Sie unterhaltsberechtigt sind und / oder wenn es sonstige Besonderheiten gibt. Bei einer übersichtlichen steuerlichen Situation müssen Sie nur die Schritte 1 und 5 bearbeiten – letzterer ist die Unterschrift unter dem Formular.
  5. Überprüfen Sie alles und speichern Sie das Formular.
  6. Unterschreiben Sie das Formular und reichen Sie es bei Ihrem Arbeitgeber ein.

Ab Seite 2 des IRS-Formulars W-4 (2022) finden Sie weitere Informationen zum Ausfüllen des Formulars und detaillierte Anweisungen zu den einzelnen Feldern. Diese sind nur zu Ihrem Vorteil gedacht und müssen nicht eingereicht werden.


Typische Fehler beim Ausfüllen von W-4-Formularen

Wir alle machen Fehler. Fehler in Steuerformularen gehören zu den teuersten, die Sie machen können. Viele von uns mussten hierbei schmerzliche Erfahrungen machen: Selbst kleinere Tippfehler in den Namensfeldern führen beispielsweise zu Problemen. Deswegen haben wir eine Liste mit häufigen Fehlern zusammengestellt, die beim Ausfüllen des Formulars W-4 passieren können.

– Fehler im Namen oder in der Sozialversicherungsnummer führen wahrscheinlich dazu, dass Ihr Arbeitgeber das Formular ablehnt. Geben Sie alles korrekt ein.

- Die ordnungsgemäße Berechnung von Löhnen und Trinkgeldern ist äußerst wichtig, um Überraschungen zu vermeiden: Gegebenenfalls müssen Sie eine Nachzahlung leisten. Falls Sie zu viele Abzüge einreichen, wird von Ihrem Gehalt zunächst mehr abgezogen. Sie erhalten allerdings eine höhere Rückerstattung am Ende des Jahres. Dies entspricht einem zinsfreien Darlehen an das Finanzamt.

- Stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Familienstand ausgewählt haben, da dies Ihre Steuerlast ebenfalls beeinflusst.

Sammeln Sie alle Formulare an einem Ort, beispielsweise in PDF Expert auf Ihrem iPad oder iPhone. So können Sie jederzeit darauf zugreifen.

Stellen Sie erneut sicher, dass die Informationen auf Ihrem Formular W-4 korrekt sind. Wenn Sie sich bei einigen Einträgen unsicher sind, nehmen Sie am besten eine Beratung in Anspruch.

Wie hilft PDF Expert beim Ausfüllen von Steuerformularen?

PDF Expert ist der beste PDF-Editor für den Mac und hat zahlreiche praktische Funktionen. Mit PDF Expert ist es einfach, Ihre Steuerformulare auszufüllen und sie für den späteren Zugriff zu speichern. Mit den zahlreichen Tools können Sie schnell und einfach Inhalte eingeben oder PDFs korrigieren, wenn es einmal nötig ist. Die Steuersaison rückt näher, also laden Sie PDF Expert herunter und entspannen Sie sich.


PDF Expert bietet keine Steuerberatung an. Es wird dringend empfohlen, dass Sie sich bei Ihren spezifischen Steueranfragen an einen qualifizierten Steuerexperten wenden. Soweit gesetzlich zulässig, präsentiert PDF Expert dieses Material "in seiner üblichen, vorliegenden Form". PDF Expert lehnt hiermit jegliche ausdrückliche, stillschweigende oder gesetzliche Zusicherungen oder Gewährleistungen ab, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Zusicherungen, Garantien oder Gewährleistungen, Eignung für einen bestimmten Zweck oder Richtigkeit.