Das Ausfüllen von Steuerpapieren ist immer ein Problem, besonders wenn Sie auf verschiedene Arten von Formularen mit ähnlich klingenden Namen stoßen. Hier erfahren Sie mehr über das IRS-Formular W-9 und wie man es ausfüllt.

Sie müssen das IRS-Formular W-9 ausfüllen, wenn Sie ein unabhängiger Unternehmer, selbständiger Dienstleister oder ein Unternehmen sind, das Dienstleistungen für eine andere Wirtschaftseinheit erbringt. Basierend auf den Informationen, die Sie in diesem Formular angeben, wird Ihnen Ihr Kunde oder Auftraggeber am Ende des Steuerjahres ein Formular 1099-MISC ausstellen.

Normalerweise werden die meisten Ihrer Kunden Sie bitten, das Formular W-9 auszufüllen. Da Sie das Formular W-9 wahrscheinlich mehrmals einreichen müssen, ist es besser, es auszufüllen und für die zukünftige Verwendung zu speichern. Sie können das IRS-Formular W-9 auf jedem iPhone, iPad oder Mac mit PDF Expert, dem besten PDF-Editor für Mac und iOS, ausfüllen.

Form W-9 on MacBook

Das Formular W-9 herunterladen

Wenn Sie von einem Kunden oder Auftraggeber gebeten werden, das Formular W-9 auszufüllen, erhalten Sie wahrscheinlich auch eine Kopie des Formulars. Wenn nicht, können Sie das IRS-Formular W-9 jederzeit auf Ihren Mac herunterladen. Obwohl es mehrere Websites gibt, die eine Kopie des Formulars bereithalten, empfehlen wir, das W-9-Formular direkt von der IRS-Website herunterzuladen, damit Sie immer die neueste und korrekte Version des Formulars haben.

Das Formular W-9 ausfüllen

PDF-Formulare mit PDF Expert auszufüllen ist ganz einfach. Hier sind 5 einfache Schritte:

  1. PDF Expert kostenlos herunterladen und öffnen
  2. Öffnen Sie das Formular W-9 in PDF Expert
  3. Klicken Sie auf ein beliebiges Feld und geben Sie den gewünschten Inhalt ein (siehe weiter unten)
  4. Speichern Sie das komplette Formular in der Cloud, so dass Sie von überall darauf zugreifen können
  5. Speichern und drucken Sie das Formular aus, unterschreiben Sie es, fügen Sie ein Datum hinzu und schicken Sie es an Ihren Kunden.

Anmerkung:

S. 1 – Geben Sie Ihren Namen oder Firmennamen genau so an, wie er auf Ihrer Steuererklärung steht.

S. 2 – Wenn Sie unter einem anderen Namen tätig sind, geben Sie ihn hier ein.


S. 3 – Lesen Sie die hier genannten Typen von Wirtschaftseinheiten sorgfältig durch und kreuzen Sie das entsprechende Feld für Ihr eigenes Unternehmen an. Für Einzelunternehmer markieren Sie das erste Feld.

S. 5, 6, 7 – Geben Sie die Adresse ein, unter der Sie das Formular empfangen möchten

Teil I – Geben Sie für Einzelunternehmer entweder die SSN oder die EIN ein; Sie sind austauschbar, so dass Sie beide verwenden können.

Das war's! Wie Sie sehen können, ist das Ausfüllen von PDF-Formularen mit PDF Expert ein Kinderspiel. Daneben gibt es weitere Vorteile, die Sie auf jeden Fall mögen werden:

Typische Fehler beim Ausfüllen des Formulars W-9

Fehler machen wir alle. Allerdings können sich Fehler in Ihren Steuererklärungen als kostspielig erweisen. Viele haben das auf die harte Tour herausgefunden – selbst ein kleiner Tippfehler in einem der Felder könnte Sie teuer zu stehen kommen. Wir haben eine Liste der häufigsten Fehler vorbereitet, die Sie beim Ausfüllen des Formulars W-9 vermeiden sollten.

– Ihren Namen oder Firmennamen im Formular W-9 falsch einzugeben kann eine Steuerprüfung zur Folge haben, da es dann so aussieht, als hätten Sie bei Ihrer Steuererklärung das Formular 1099-MISC vergessen.

– Das Gleiche passiert, wenn Sie sich bei der SSN oder EIN vertippen. Ihr Kunde kann nicht überprüfen, ob Sie eine korrekte Nummer in das Formular W-9 eingegeben haben.

– Stellen Sie sicher, dass Ihre Anschrift korrekt ist, da Ihr Formular 1099-MISC sonst nicht ankommen wird.

Speichern Sie alle Formulare an einer Stelle, zum Beispiel in PDF Expert auf Ihrem iPad. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff zu jeder Zeit. Stellen Sie sicher, dass Ihr W-9-Formular korrekt ausgefüllt ist. Dadurch wird gewährleistet, dass Ihre Geldeingänge dem IRS ordnungsgemäß gemeldet werden. Wenn Sie bei etwas unsicher sind, sollten Sie dies mit Ihrem Finanzberater überprüfen.